Referat af generalforsamling i Lyngby Taekwondo Klub 28. februar 2018 på Virum Skole
Pkt. 1. Valg af dirigent
Jonas Kjær-Westermann blev valgt som dirigent, som konstaterede at generalforsamlingen er lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne. Der er ikke indkommet forslag fra medlemmer, men der er to fra bestyrelsen, som vil blive behandlet.
Pkt. 2. Valg af referent
Daniel Noe Harboe blev valgt som referent.
Pkt. 3. Formandens beretning
Vi har næsten det samme antal medlemmer som sidste år, der har været en netto afgang på 2. Vi satser på at have nået bunden af kurven. De fleste medlemmer i klubben er drenge og med et dyk i ungdomsårgangene, hvilket er meget almindeligt for henholdsvis kampsports- og idrætsklubber.
Årets største udfordring har været effekten af at klimaanlægget var slukket i en periode og at lyskasserne har været stoppede og til dels fejlkonstruerede. Takket være Lars Aasbjerg-Jensens målinger blev det dokumenteret at der var vækstbetingelser for skimmel, hvilket kunne være sundhedsskadeligt. Derfor har det desværre været nødvendigt at træne på gangen og i bordtennisrummet i en længere periode. Efter der blev taget prøver viste det sig ikke at være skadeligt men der var spor af skimmel i væggene ved vinduerne og under gulvet i enden mod spejlene. Det er nu ved at blive udbedret og bør være færdigt meget snart.
Skolen bruger fortsat dojang i dagtimerne men vores problemer med brug af udendørs sko, madpakkerester og andet er nu blevet løst ved at låsen er blevet skiftet. Der er også fortsat hård kamp om brug af kommunens lokaler til fritidsaktiviteter. Gangnam Sports Taekwondo fik adgang til bordtennisrummet i løbet af året men de har så vidt vides ikke brugt det, muligvis fordi Gangnam ville have sat spejle op derinde på kommunens regning. Vi skal nok stadig tænke på nye måder at gøre os mere synlige udenfor dojang.
Det står højt på agendaen at lave nogle flere arrangementer for klubbens medlemmer (og evt. forældre).
Vi er stadig velkomne til at træne i Islev og flere gør det allerede, særligt dem, der gerne vil deltage i stævner.
Der har været en seance med undervisning af 9. klasser på skolen og det vil sandsynligvis blive fulgt op i 2018 med noget lignende.
Klubben har investeret i masser af nyt udstyr, som også bliver brugt flittigt. Vi undersøger også muligheden for at søge noget støtte fra DIF. Drømmen om hullet i væggen mellem dojang og saranbang er nu opgivet, men der er en plan B (mere herom senere).
Administrativt har vi skiftet medlemssystem fra Klubmodul til Mentoclub, som er udviklet specifikt til taekwondo. HUSK AT SÆTTE STREGER EFTER TRÆNING!
Vi holdt 35 års jubilæum, hvilket var en stor succes og GM Cho var glad.
Der deltog 20 medlemmer i workshop 13. januar hvor der blev identificeret en række ting, som klubben skal fokusere på fremad. Der er allerede lavet ny træningsplan med oprettelse af et tumlingehold for aldersgruppen 5-7, et selvforsvarshold for alle samt et voksen begynderhold.
10. marts skal saranbang sættes i stand med maling, bedre belysning og nye møbler. Der bliver også sat en 65” skærm op med kamerafeed inde fra dojang. Vi genindfører vores pizzatræninger, måske om fredagen.
Generelt skal vi være bedre til at planlægge vores arrangementer i løbet af året. Der er etableret et socialudvalg, som skal sørge for at i hvert fald de ”faste” arrangementer bliver planlagt og meldt ud i god tid.
Der er også etableret et uddannelsesudvalg, som skal hjælpe med at uddanne klubbens instruktører.
Vi har etableret et samarbejde med SPORT24 om tøj med klubbens logo, navn m.v. Tøjudvalget har udvalgt nogle ting, som vil kunne købes direkte online.
Vi mangler stadig en cheftræner, som skal stå for den tekniske retning, træningernes opbygning og meget mere. Instruktørudvalget arbejder på en rollebeskrivelse så vi forhåbentlig kan finde den rigtige person.
For at opfylde persondataforordningen skal vi have indhentet samtykkeerklæringer fra alle medlemmer og vi skal kunne overføre data hvis medlemmer skifter klub og kunne slette/udlevere data på anmodning.
Pkt. 4. Fremlæggelse af regnskab og budget
Jonas Roum-Møller gennemgik regnskabet med kommentarer til flere poster:
- Vi har i år fået kommunale tilskud til flere hold, fordi vi har opdaget at det har vi hele tiden været berettiget til.
- Ved en fejl er der ikke blevet opkrævet for sommerlejr, så der kommer opkrævninger.
- Lidt flere udgifter til stævner, men det skyldes at nogle af indbetalingerne ikke kan identificeres og derfor modregnes. Den reelle nettoudgift er begrænset til transport for holdleder og lidt mad undervejs.
- Jubilæum har kostet ca. 15.000.
- Graduering fra -7.000 til +10.000, hvilket skyldes en del dangradueringer, som klubben betaler for.
- Gaver er primært givet til Allan Olsen.
- Til IT har vi brugt 6.000 i opstartsgebyr til Mentoclub.
- Udstyr er nye måtter, beskyttere, puder m.v.
- Inventar er primært delvis udskiftning af spejlet.
Revisor har endnu ikke haft lejlighed til at gennemgå det endelige regnskab, men det blev godkendt under forudsætning af at revisor ikke har nogen bemærkninger.
Der budgetteres i 2018 med et underskud på ca. 25.000. Både kontingent, trænerudgifter og udstyr er justeret ned til 2017 niveau, mens der er afsat mere (25.000) til inventar. Der er ikke budgetteret med indtægter fra tumlingeholdet, men efter udgifter til træning og DTaF licens kommer det nok nogenlunde til at gå i 0.
Budgettet godkendt med de tre ændringer at kontingentindtægter øges, jf. pkt. 5, stævner nedskrives til 3-4.000 og ligeledes fjernes udgifter til lejre.
Pkt. 5. Fastlæggelse af kontingent og indmeldelsesgebyr
Kontingentet er sidst blevet reguleret i 2012 og det blev derfor besluttet at forhøje det kvartalsvise kontingent for voksne fra 510 til 550 og for børn fra 425 til 450. Kontingent for tumlinger blev fastsat til 250.
Pkt. 6. Forslag til ændring af klubbens vedtægter
Bestyrelsen har to forslag til ændringer. Grænsen for medlemskab i § 4, 1. pkt. foreslås ændret fra ”Som aktivt eller passivt medlem kan optages enhver, der er fyldt 8 år.” til ”Som aktivt eller passivt medlem kan optages enhver, der er fyldt 5 år.”, således at vi kan optage vores nye tumlinger. § 8, stk. 2 foreslås ændret fra ”Bestyrelses medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at kasserer og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige årstal og formand og 1 bestyrelsesmedlem i lige årstal.” til ”Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at Kasserer og Formand ikke er på valg det samme år.”, således at den kan rumme en anden størrelse bestyrelse end 5 personer. Begge blev godkendt.
Pkt. 7. Valg til bestyrelsen inkl. suppleanter
Christina Vitting og Lau Dahl stiller op til genvalg, Asbjørn Laurberg ønsker ikke genvalg. Mikkel Grenaa ville også gerne være medlem. Alle 3 blev enstemmigt valgt.
Jonas Roum-Møller, Lars Aasbjerg-Jensen, Jesper Fly Hansen er ikke på genvalg. Rolf Loberg er ikke på genvalg men ønsker at udtræde.
Pkt. 8. Valg af formand
Kristian Nielsen stiller op til genvalg og blev enstemmigt genvalgt.
Pkt. 9. Valg af revisor og suppleant
Jonas Kjær-Westermann blev enstemmigt valgt med Martin Løvenkjær-Pearson som suppleant.
Pkt. 10. Eventuelt
Christina Vitting og Jonas Roum-Møller vil gerne gøre klubsalget kontantløst, så vi går over på Mobilepay. Det er en bestyrelsesbeslutning men der var positiv stemning.